Mise en œuvre de la plateforme de gestion électronique du courrier : les services de la présidence de l’UJKZ s’approprient le SIGED

Dans le cadre de la mise en place et de l’appropriation de la plateforme Système Intégré de Gestion Électronique des Documents (SIGED), le Président de l’Université Joseph KI-ZERBO, Pr Jean-François Silas KOBIANE, a présidé l’ouverture des travaux de l’atelier de formation sur « La numérisation et la gestion électronique des documents sur SIGED » le 28 avril 2025, dans la salle de réunion de la présidence. Cet atelier, qui s’est déroulé du 28 au 30 avril 2025 avec l’appui technique de l’Agence Nationale de Promotion des TIC (ANPTIC), a regroupé les directeurs et chefs de service de la présidence de l’Université Joseph KI-ZERBO.

L’objectif de cette session de formation est de permettre aux directeurs et chefs de service d’acquérir des connaissances pratiques et techniques afin de se familiariser avec la numérisation et la gestion électronique du courrier via la plateforme SIGED.

Lors de l’ouverture des travaux de l’atelier destiné aux agents responsables du traitement du courrier, le Président de l’Université Joseph KI-ZERBO (UJKZ), Pr Jean-François Silas KOBIANE, a réaffirmé son engagement pour la mise en œuvre effective du SIGED à l’UJKZ. Il a tenu à rappeler aux participants les objectifs poursuivis par l’atelier SIGED :

• Fournir des compétences techniques sur l’intégration et la gestion des données électroniques.

• Maîtriser les concepts clés de la numérisation et de la gestion électronique des documents SIGED.

• Appliquer les bonnes pratiques pour une exploitation efficace des outils de messagerie électronique dans le traitement du courrier.

• Faciliter l’appropriation du système afin d’améliorer la productivité et de réduire l’usage du papier.

Il a également saisi l’occasion pour remercier la Direction des Services Informatiques ainsi que l’ANPTIC pour leur implication dans la formation initiale et continue des acteurs clés du traitement du courrier au sein de l’université. Pr KOBIANE a conclu son intervention en invitant tous les participants à s’approprier la plateforme SIGED et à se familiariser avec la numérisation et la gestion électronique du courrier.

Après l’ouverture des travaux, les séances de formation ont été coanimées par Lydie COMPAORE/ HIEN et Adilatou OUEDRAOGO de l’ANPTIC. Durant trois jours, elles ont abordé avec les participants plusieurs modules, notamment :

• Présentation du SIGED

• Gestion électronique du courrier (présentation du mode opératoire de la GEC, gestion et traitement du courrier arrivé)

• Traitement du courrier départ et courrier interne

• Gestion du SIGED dans les secrétariats : réception, imputations, transmissions, suivi du courrier

• Statistiques et recherches

Au terme de ces 72 heures de formation, le Directeur des Systèmes Informatiques de l’UJKZ (DSI), Monsieur Jean Arnaud YANOGO, a estimé que cette session a permis aux acteurs internes de s’approprier la plateforme SIGED. Se projetant sur l’avenir, il a invité ‘’ tous les acteurs à s’impliquer activement dans la gestion de cette plateforme SIGED ; que les informaticiens poursuivent la formation et l’assistance aux utilisateurs ; que l’ANPTIC continue à mettre à jour la plateforme afin qu’elle soit au diapason de la technologie et que les bénéficiaires continuent d’utiliser la plateforme pour que les résultats attendus soient perceptibles au sein de toute la communauté universitaire ».

Com. UJKZ